Особенно страшно станет бухгалтерам и специалистам, которые сдают отчетность от имени других компаний через аутсорсинг.
С 13 марта 2025 года в Казахстане вступили в силу изменения в Кодекс об административных правонарушениях. Теперь штраф грозит не только тем, кто передает свою электронную цифровую подпись (ЭЦП) другим, но и тем, кто её использует. Новые правила уже вызвали тревогу среди бухгалтеров, аутсорсеров и всех, кто ежедневно работает с документами, требующими цифровой подписи, передает inbusiness.kz.
Какие штрафы вводятся?
Ранее ответственность была предусмотрена только за передачу закрытого ключа ЭЦП другому лицу:
- 10 МРП (39 320 тенге) – для физических лиц;
- 15 МРП (58 980 тенге) – для должностных лиц, малого бизнеса и НПО;
- 30 МРП (117 960 тенге) – для среднего бизнеса;
- 150 МРП (589 800 тенге) – для крупного бизнеса.
Теперь же наказание вводится и за использование чужой ЭЦП:
- 50 МРП (196 600 тенге) – для физических лиц;
- 100 МРП (393 200 тенге) – для должностных лиц, малого бизнеса и НПО;
- 150 МРП (589 800 тенге) – для среднего бизнеса;
- 200 МРП (786 400 тенге) – для крупного бизнеса.
Почему это стало проблемой для бухгалтеров и бизнеса?
До сих пор в Казахстане сложилась практика, при которой бухгалтеры, кадровики и юристы использовали ЭЦП руководителя для работы. Это позволяло оперативно подписывать документы , подавать налоговую отчетность, регистрировать сотрудников, оформлять жалобы через портал e-Otinish и выполнять другие административные задачи.
Теперь передача и использование ЭЦП стали нарушением. Например, если директор находится в командировке или в отпуске, бухгалтер больше не может подписать ведомость на зарплату. В результате выплаты могут задержаться, что приведет к проблемам у сотрудников: просрочке по кредитам, штрафам за аренду жилья и другим сложностям.
Ещё одна ситуация – регистрация кадровых изменений. Если директор уехал и не делегировал свои полномочия, у компании могут возникнуть трудности с увольнением сотрудников, приёмом новых специалистов или изменением юридических данных предприятия.
Кроме того, ранее руководители часто не знали, что их подпись использовалась для подачи жалоб в госорганы или других действий. Теперь такие ситуации могут привести к крупным штрафам.
Как избежать штрафов и продолжить работу?
Закон предусматривает законный механизм – делегирование полномочий. Это позволяет сотрудникам подписывать документы без передачи закрытого ключа ЭЦП.
Как это сделать:
- Директор заходит в личный кабинет Национального удостоверяющего центра (НУЦ).
- В разделе "Делегирование прав" выбирает сотрудника и предоставляет ему нужные полномочия.
- Вводит ИИН доверенного лица и оформляет делегирование.
Важно: полномочия должны быть документально подтверждены – в виде допсоглашения к трудовому договору. Это защитит руководителя от ответственности, если сотрудник превысит свои права.
Однако механизм делегирования не решает всех проблем. Например, если директор покинул страну и не выходит на связь, его подпись больше нельзя использовать, а сменить руководителя без него невозможно.
Это уже приводит к коллапсу в некоторых компаниях. Если руководитель не передал полномочия заранее, бизнес остается без возможности подавать налоговые отчеты, подписывать документы и вести хозяйственную деятельность.
Новые штрафы значительно усложняют работу бухгалтеров, аутсорсеров и других специалистов, работающих с документацией. Компании, не подготовившиеся к изменениям, уже сталкиваются с трудностями.
Чтобы избежать штрафов и не останавливать бизнес-процессы, работодателям срочно нужно:
- Ознакомиться с механизмом делегирования полномочий.
- Назначить ответственных сотрудников через систему НУЦ.
- Документально оформить переданные права.
В противном случае использование чужой ЭЦП может обойтись компании в сотни тысяч тенге.
Изображение Kris с сайта Pixabay
